Hay una escena que se repite más de lo que cualquier asesor fiscal estaría dispuesto a reconocer en voz alta. No ocurre en grandes despachos ni en situaciones extraordinarias; sucede en el día a día, en reuniones aparentemente rutinarias. El cliente llega con seguridad, incluso con cierta tranquilidad. Abre su carpeta, enseña sus facturas y lanza una frase que parece inofensiva, pero que encierra todo un conflicto: “Todo esto es gasto de la empresa”.
Y en ese instante empieza el verdadero trabajo.
No el de calcular impuestos, ni el de presentar modelos, ni siquiera el de optimizar la carga fiscal dentro de la legalidad. Empieza el trabajo incómodo: el de cuestionar, el de poner límites y, muchas veces, el de decir “no”.
Porque detrás de esa afirmación hay algo más profundo. Hay una forma de entender la fiscalidad como un terreno flexible, moldeable, donde todo puede encajar si se mira con suficiente creatividad. Y ahí es donde el asesor fiscal deja de ser un técnico para convertirse en una especie de filtro entre la intención del cliente y la realidad normativa.
La historia que ha puesto este tema sobre la mesa recientemente es un ejemplo claro de lo que ocurre cuando esa línea se cruza. Una empresa fue sancionada con más de 465.000 euros por deducirse el IVA de una serie de gastos que, a ojos de la Agencia Tributaria, no guardaban relación con su actividad económica. No estamos hablando de estructuras complejas ni de ingeniería fiscal sofisticada. Hablamos de algo mucho más cotidiano: compras en IKEA, gasolina, teléfonos.
Y eso es precisamente lo que hace que el caso sea tan relevante.
Porque no se trata de grandes esquemas de evasión, sino de decisiones pequeñas, aparentemente justificables, que se van acumulando hasta construir un problema serio. Es el típico escenario en el que el cliente no siente que esté haciendo nada especialmente grave. Desde su perspectiva, está simplemente “optimizando”. Pero desde el punto de vista de la normativa, está cruzando una línea muy clara.
La legislación en España no deja demasiado espacio a la interpretación en este punto. La Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido establece con bastante precisión cuándo se puede deducir el IVA soportado. En concreto, los artículos 92, 94 y 95 delimitan el derecho a deducción y, sobre todo, sus limitaciones.
La idea central es sencilla, pero contundente: solo es deducible el IVA de aquellos bienes y servicios que estén afectos de forma directa y exclusiva a la actividad empresarial o profesional.
Y aquí es donde surge el choque con la realidad.
Porque en la práctica, muy pocos gastos son “exclusivos” en sentido estricto. Un teléfono móvil puede usarse para trabajar, pero también para la vida personal. Un coche puede servir para desplazamientos profesionales, pero también para uso privado. Incluso un mueble puede estar en una oficina… o en el salón de casa.
El problema no es tanto el gasto en sí, sino la capacidad de demostrar esa afectación directa y exclusiva. Y ahí es donde muchas defensas se caen.
Uno de los errores más comunes —y más peligrosos— es confundir el uso con la afectación. Muchos contribuyentes parten de una lógica aparentemente razonable: “si lo uso para trabajar, debería poder deducirlo”. Pero la normativa no habla de uso ocasional ni parcial; habla de vinculación directa con la actividad económica y de necesidad para la obtención de ingresos.
Esa diferencia, que puede parecer sutil, es en realidad determinante.
Porque utilizar algo para trabajar no lo convierte automáticamente en un gasto deducible. Tiene que existir una relación clara, justificable y, sobre todo, demostrable. Y cuando esa demostración no existe, la deducción se convierte en un riesgo.
En el caso que nos ocupa, la empresa no pudo acreditar esa relación. No bastaba con decir que los muebles eran para la oficina o que la gasolina se utilizaba para desplazamientos laborales. Hacienda no trabaja con suposiciones ni con declaraciones de intención. Trabaja con pruebas.
Y cuando no hay pruebas, la conclusión es directa.
Para el asesor fiscal, este tipo de situaciones representan uno de los mayores retos de la profesión. Porque el conflicto no suele ser técnico, sino humano. El cliente quiere reducir su carga fiscal, algo completamente legítimo. Pero en ese intento, muchas veces presiona para incluir gastos que se mueven en una zona gris o, directamente, fuera de la legalidad.
Ahí es donde el asesor tiene que posicionarse.
Aceptar sin cuestionar puede parecer la opción más cómoda a corto plazo. Evita conflictos, mantiene la relación con el cliente y da una sensación de servicio “flexible”. Pero también abre la puerta a problemas mucho mayores en el futuro. Problemas que no solo afectan al cliente, sino también a la responsabilidad profesional del asesor.
Por otro lado, negarse a incluir determinados gastos implica asumir una conversación incómoda. Supone enfrentarse a frases como “otros lo hacen”, “mi anterior asesor sí lo aceptaba” o “seguro que hay alguna forma”. Y no siempre es fácil sostener el criterio cuando hay presión al otro lado de la mesa.
Sin embargo, ahí es donde reside el verdadero valor del asesoramiento fiscal. No en encontrar atajos, sino en evitar errores.
Porque el coste de aceptar un gasto indebido no se limita a una posible regularización. Puede implicar recargos, sanciones que en muchos casos superan el 50% de la cuota, inspecciones más frecuentes en el futuro y una pérdida de credibilidad ante la Administración que condiciona cualquier relación posterior.
Y en casos como el que hemos analizado, ese coste se materializa en cifras muy concretas. Más de 400.000 euros que probablemente no estaban en ningún escenario previsto por la empresa.
Hay una metáfora que resume bien esta situación. El cliente, en muchas ocasiones, actúa como el acelerador de un coche. Su objetivo es avanzar más rápido, pagar menos, optimizar al máximo. El asesor, en cambio, tiene que ejercer de freno. No para impedir el avance, sino para evitar el accidente.
Porque sin ese freno, el desenlace es previsible.
Y cuando llega, ya no importa quién tenía razón en la discusión inicial. Lo que importa es quién asume las consecuencias.
Este tipo de casos dejan una enseñanza clara, tanto para asesores como para empresarios. La fiscalidad no es un terreno donde todo valga. Es un sistema basado en normas concretas, donde la clave no está en lo que parece lógico, sino en lo que puede demostrarse.
Intentar forzar deducciones sin base suficiente no es una estrategia inteligente. Es, en el mejor de los casos, una apuesta arriesgada. Y en el peor, una decisión que acaba generando un problema mucho mayor que el ahorro inicial.
Al final, esta historia no trata solo de una sanción elevada ni de una interpretación estricta de la normativa. Trata de una dinámica muy común en el día a día profesional. De ese equilibrio constante entre lo que el cliente quiere hacer y lo que realmente se puede hacer.
Y en ese equilibrio, hay una regla que no cambia.
Hacienda siempre tiene la última palabra.
Y no la basa en intenciones, ni en argumentos comerciales, ni en lo que “hace todo el mundo”.
La basa en pruebas.
Por eso, cuando surja la duda —cuando una factura parezca “más o menos justificable”, cuando el cliente insista, cuando la línea entre lo personal y lo profesional se vuelva difusa— conviene recordar algo muy simple.
No se trata de si el gasto podría colar.
Se trata de si se puede defender.
Ezequiel Arauz Salmerón